Mit OfferCube automatisch jährliche Service Wartungsaufträge erstellen – Credit: https://pixabay.com/photos/heating-gas-therme-junkers-cerapur-717064/

Neben der automatischen Verrechnung bietet OfferCube auch die Möglichkeit, automatisch Wartungsaufträge für z.B. jährliche Wartungen von Gasthermen, Elektrik- und Hydraulikanlagen, Sicherheitssystemen, etc. zu planen und automatisch zu erstellen.

Wie?

Das sehen wir uns heute an.

Wofür verwende ich die automatischen Wartungsaufträge?

Für alle Fälle, in denen der Verrechnungs-Betrag nicht feststeht bzw. Tätigkeiten vor Ort durchgeführt werden müssen. Hierfür gibt es viele Anwendungsfälle:

  • Wartungen vonThermen, Heizanlagen, Elektroanlagen, etc.
  • Überprüfungen von Sicherheitsanlagen, Hydraulik-Komponenten, etc.
  • Service von Industriekomponenten, Arbeitseinrichtungen, etc.
  • Monatliche, Quarteilsweise, Halbjährliche oder Jährliche Wartungen können festgelegt werden und werden als Serviceauftrag voll automatisch erstellt.

Alles beginnt mit dem Auftrag

Die Basis für die automatische Verrechnung dient der Auftrag.

Die Funktion findet sich, wie auch bei der automatischen Verrechnung, im „Dauerauftrag“.

  • Zuerst wird ein Auftrag mit den richtigen Daten (Firma, Adresse, Email, etc.) angelegt.
  • In die Position kann ein oder mehrere Artikel eingefügt werden für z.B. fixe Pauschalbeträge.
  • Dann wird der regelmäßige Servicezeitpunkt (z.B. immer 2. des Monats) und das Intervall (z.B. jährlich) festgelegt.
  • Fertig, der Dauerauftrag ist nun scharf geschalten.

Position erstellen und eventuell Artikel einfügen

Bei der Positionsbenennung können sogenannte Variablen verwendet werden um zum Beispiel den Leistungszeitraum automatisch anzugeben:

Die Variable %month% steht hierbei für das jeweils aktuelle Monat, %year% steht hierbei für das aktuelle Jahr.
Es gibt noch weitere Variablen, Berechnungsmöglichkeiten, etc. die ausführlich im Wiki unter https://wiki.cubic-zebra.net/doku.php?id=offer-cube:howto:order-recurring#schritt_2position_benennen beschrieben sind.

Auftrag anlegen, Positionen erstellen/benennen und Artikel einfügen, Dauerauftrag einstellen

Einstellen des Dauerauftrags:

Beim Einstellen des Dauerauftrags gibt es einige Einstellmöglichkeiten:

Die Art des Dauerauftrags wird für Serviceaufträge und Wartungen auf „Auftragskopie erstellen“ gestellt (die andere Option „Positionen automatisch verrechnen“ wurde im Artikel zur automatischen Verrechnung erläutert).

Einstellung des Service/Wartungsauftrags (Serviceintervall, Erster Stichtag, etc.)

Das Datum im Feld Erster Abrechnungstag legt sowohl den ersten Tag fest ab dem die automatische Verrechnung erstellt wird als auch den Tag des Monats. In diesem Beispiel mit 10.6.2021 wird die Verrechnung daher auch am 10.6. erstmalig erstellt und gleichzeitig wird damit festgelegt, dass die Rechnung immer am 10.6. jedes Jahr (bei Intervall jährlich) erstellt wird.

ACHTUNG: Sinnvollerweise sollte bei Intervall monatlich kein 29., 30., oder 31. gewählt werden, da der Februar mit Ausnahme von Schaltjahren als kürzester Monat nur 28 Tage hat und daher dann die Februar Rechnung erst im März gestellt werden würde (d.h. man erhält zwei März Rechnungen und das ist in den meisten Fälle unerwünscht).

Der Service-Auftrag für die Thermenwartung wurde automatisch erstellt

Email Benachrichtigung über fälligen Service-Auftrag

Auf Wunsch kann vollautomatisch eine Email Benachrichtigung versendet werden, sobald der Serviceauftrag erstellt wurde.

So erinnert das System aktiv daran, dass beim Kunden wieder ein Jahres-Service fällig ist.

Wie wird dann weitergearbeitet?

Der Serviceauftrag kann einem Techniker zugewiesen werden und dieser kann vor Ort die Wartungstätigkeiten durchführen.

Der Techniker kann direkt verwendetes Material in den Serviceauftrag einbuchen, Bilder der durchgeführten Arbeiten an den Auftrag anhängen oder die Arbeitszeit erfassen.

Im Service-Auftrag verwendetes Material einbuchen, Arbeitszeit erfassen oder Bilder für Dokumentation hochladen

Was gibt’s noch?

Verschiebung des Termins

Oftmals verschiebt der Kunde proaktiv den Wartungstermin – hierzu kann einfach die nächste Fälligkeit gemäß dem Kundenwunsch geändert werden.

Service oder Wartung nicht notwendig

Sollte ein Service oder eine Wartung nicht notwendig oder gewünscht sein, so kann der automatisch erstellte Serviceauftrag direkt storniert werden.
Somit wurde protokolliert, dass der Kunde an das Service erinnert wurde aber dieses beispielsweise auf Kundenwunsch nicht durchgeführt wurde.

Die Benennung der Position:

Oft soll der Zeitraum der Wartungsperiode angedruckt werden – hier können die Variablen verwendet werden %month-1m% verwendet dann das vorhergehende Monat, %month+1m% das Folgemonat. Mehr dazu im Wiki unter https://wiki.cubic-zebra.net/doku.php?id=offer-cube:howto:order-recurring

Automatisch verrechnen?

Mit der Option „Auftragskopie automatisch verrechnen“ wird der Serviceauftrag z.B. am Ende des Monats vollautomatisch in eine Rechnung überführt und diese an den Kunden versendet. So kann auch die Abrechnung der Serviceleistungen vollständig automatisiert werden.

Sollte monatlich oder jährlich direkt eine Pauschale verrechnet werden, zum Beispiel für Bereitschaft, etc. so findet sich hier ein Artikel zur automatisch Verrechnung: https://www.offercube.at/monatliche-rechnungen-automatisch-versenden/

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