Rechnungen mit OfferCube monatlich automatisch erstellt und versendet

Wie zuletzt im Artikel „Wenn es Papier sein muss, dann wenigstens automatisch“ angesprochen bietet OfferCube die Möglichkeit, automatisch Rechnungen zu erstellen und zu versenden.

Wie?

Das sehen wir uns heute an.

Wofür verwende ich die automatische Verrechnung?

Wie schon aus dem Namen ableitbar geht es darum, automatisch eine Rechnung zu erstellen und zu versenden. Hierfür gibt es viele Anwendungsfälle:

  • Mieten: Büro-Vermietung, Geräte-Vermietung, etc.
  • Lizenzen: Wir verwenden diese Funktion zum Beispiel selbst um unsere OfferCube Lizenzen automatisch zu verrechnen
  • Bereitschaftspauschalen: Typische Bereitschaftsdienste, die zu einem fixen Betrag jedes Monat/Quartal oder Jahr abgerechnet werden
  • Monatliche oder Jährliche Wartungs-Pauschalen: Sei es jetzt im IT-Bereich die monatliche Betreuung oder sei es als Hausverwalter/Reinigungsunternehmen/etc. die monatlichen Pauschalen für Reinigung, Müllentsorgung, etc.

Dies sind nur ein paar wenige Beispiele, wie unsere Kunden diese „Dauerauftrags-Funktion“ benutzen.

Alles beginnt mit dem Auftrag

Die Basis für die automatische Verrechnung dient der Auftrag.

Die Funktion heißt daher bei uns „Dauerauftrag“.

  • Zuerst wird ein Auftrag mit den richtigen Daten (Firma, Adresse, Email, etc.) angelegt.
  • Dann wird eine Position mit einem oder mehreren Artikeln angelegt.
  • Dann wird der regelmäßige Verrechnungszeitpunkt (z.B. immer 2. des Monats) und das Intervall (z.B. monatlich) festgelegt.
  • Fertig, der Dauerauftrag ist nun scharf geschalten.

Position erstellen und Artikel einfügen

Bei der Positionsbenennung können sogenannte Variablen verwendet werden um zum Beispiel den Leistungszeitraum automatisch anzugeben:

Die Variable %month% steht hierbei für das jeweils aktuelle Monat, %year% steht hierbei für das aktuelle Jahr.
Es gibt noch weitere Variablen, Berechnungsmöglichkeiten, etc. die ausführlich im Wiki unter https://wiki.cubic-zebra.net/doku.php?id=offer-cube:howto:order-recurring#schritt_2position_benennen beschrieben sind.

Auftrag anlegen, Positionen erstellen/benennen und Artikel einfügen, Dauerauftrag einstellen

Einstellen des Dauerauftrags:

Beim Einstellen des Dauerauftrags gibt es einige Einstellmöglichkeiten:

Die Art des Dauerauftrags wird auf „Positionen automatisch verrechnen“ gestellt (die andere Option „Auftragskopie erstellen“ wird in einem anderen Artikel erläutert).

Das Datum im Feld Erster Abrechnungstag legt sowohl den ersten Tag fest ab dem die automatische Verrechnung erstellt wird als auch den Tag des Monats. In diesem Beispiel mit 25.3.2022 wird die Verrechnung daher auch am 25.3. erstmalig erstellt und gleichzeitig wird damit festgelegt, dass die Rechnung immer am 25. jedes Monat erstellt wird.

ACHTUNG: Sinnvollerweise sollte kein 29., 30., oder 31. gewählt werden, da der Februar mit Ausnahme von Schaltjahren als kürzester Monat nur 28 Tage hat und daher dann die Februar Rechnung erst im März gestellt werden würde (d.h. man erhält zwei März Rechnungen und das ist in den meisten Fälle unerwünscht)

Einstellung des Dauerauftrags (Verrechnungsintervall, Verrechnungstag, etc.)
Die Position wurde mit Monat und Jahr erstellt und automatisch verrechnet

Rechnung wird automatisch versendet

Auf Wunsch wird die Rechnung an die im Auftrag hinterlegte Email-Adresse vollautomatisch versendet.

Der Leistungszeitraum wurde automatisch durch die Variablen in der Position vermerkt.

Rechnung automatisch versendet mit Leistungszeitraum, etc.

Was gibt’s noch?

Wie so oft, keine Regel ohne Ausnahme

Oftmals ist mit dem Kunden vereinbart, dass monatlich automatisch verrechnet wird, aber erst ab übernächsten Monat à Hier kann dieser Tag in das Feld „Nächster Abrechnungstag“ eingetragen werden.

Die Benennung der Position:

Oft wird im Nachhinein oder im Vorhinein verrechnet – hier können die Variablen verwendet werden %month-1m% verwendet dann das vorhergehende Monat, %month+1m% das Folgemonat. Mehr dazu im Wiki unter https://wiki.cubic-zebra.net/doku.php?id=offer-cube:howto:order-recurring

Keine Rechnung sondern lieber ein Service Auftrag?

Durch Auswahl von „Auftragskopie erstellen“ wird anstatt einer Rechnung dann ein Auftrag automatisch erstellt – dies wird typischerweise für Serviceaufträge, Wartungsaufträge, etc. verwendet.

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