Warum Papierrechnungen und was kann man automatisieren?

Wie so oft, hat man leider nicht die Wahl – man möchte alles digitalisieren aber wie heißt es so schön „Der Kunde ist König“.

In diesem Fall geht es um Kunden, die weiterhin auf Papierrechnungen bestehen.

Es geht hierbei um über 200 Rechnungen pro Monat, die weiterhin auf Papier gedruckt werden müssen und zum Kunden gebracht werden.

Nun erfordert das Erstellen und Drucken von 200 Rechnungen doch schon etwas Aufwand in der Administration – aber hier setzen wir mit OfferCube an.

Rechnungen automatisch erstellen

Wir spielen vor allem dann unsere Stärken aus, wenn die Rechnungen automatisch erstellt werden können.

Rechnungen im OfferCube automatisch zum Stichtag erstellt und versendet/gedruckt

Es handelt sich um fixe monatliche Service Gebühren und diese sind von vornherein klar.

Jeden Ersten des Monats und teilweise 15. des Monats werden vollautomatisch die etwa 200 Rechnungen für die Kunden generiert (siehe Funktion „Daueraufträge“).

Was ist auf den Rechnungen zu finden?

  • Natürlich die automatisch vergebene fortlaufende Rechnungsnummer
  • Der kundenindividuelle monatliche Servicepreis bzw. die gebuchten Services
  • Die dazugehörige Vertragsnummer
  • Der automatisch generierte Leistungszeitraum
  • Kundendaten, Anschrift, etc. versteht sich von selbst sowie
  • Automatisch generierter Rechnungstext mit persönlicher Anrede
Automatisch befüllte Rechnungsmerkmale: Faltmarkierungen, Adressat für Sichtkuvert, Leistungszeitraum, etc.

Rechnungen automatisch drucken

Viele hundert Rechnungen des Kunden werden von OfferCube im Anschluss nach der Erstellung automatisch per Email an die hinterlegte Rechnungsempfängeremail-Adresse gesendet.

Aber was passiert nun mit den Papier Rechnungen?

Hier wurde von uns ein Programm entwickelt, das auf jedem PC ohne Installation ausgeführt werden kann.

Dieses Programm verbindet sich über die dokumentierte Webservice Schnittstelle mit OfferCube und holt die zu druckenden Rechnungen vom System ab.

Dieses Programm braucht nichts weiter als einen Internetzugriff per https (TCP Port 443) auf das System und einen entsprechenden Benutzer der sog. „Terminal“ Rechte besitzt (Abruf von Rechnungsanhängen).

Das Programm lädt im Anschluss die Rechnungs-PDF Dateien herunter und schickt sie in diesem Fall an den konfigurierten Standard Drucker. Dies kann ein lokal angeschlossener Drucker oder – wie bei diesem Kunden– ein Netzwerkdrucker sein.

Das Endresultat – am Morgen liegen die Rechnungen fertig ausgedruckt im Drucker

Wenn die Assistentin am Morgen eines Ersten oder 15. des Monats ins Büro kommt, liegen die Rechnungen bereits fix fertig ausgedruckt im Drucker.

Da wir auf den Rechnungen den Adressaten so drucken, dass es genau für ein Sichtkuvert passt, müssen die Rechnungen nur mehr anhand der standardmäßig vorhandenen Faltmarkierungen gefaltet werden und können schon kuvertiert werden.

Der Kunde erspart sich durch unser System nun nebenbei auch noch die bisher benötigten Adressetiketten für die Kuvert.

Warum Papier und nicht digital?

Natürlich würde digital viele Vorteile bringen:

  • Automatischer Versand und damit Zeitersparnis
  • Keine Papier- und Versandkosten
  • „Grün“ – sprich weniger CO2 Belastung durch Papier, Druck und Transport

Aber es gibt 3 Gründe von denen einige doch einleuchtend erscheinen:

  1. Der Kunde „möchte“ Papier – Hintergrund siehe Grund 2.
  2. Sonst müsste der Kunde die Rechnungen selber drucken und das kostet dem Kunden Geld und Papier (auch das wurde hinterfragt und hier erfordert die Buchhaltung/Steuerberatung die Ablage als Papier)
  3. Der monatliche persönliche Kontakt mit dem Kunden
    Dieser letzte Grund ist meiner Meinung nach tatsächlich ein sehr guter Grund!
    Da, gerade nach den letzten 2 Jahren, der persönliche Kontakt enorm minimiert wurde, kann das persönliche Vorbeibringen einerseits eine Geste des Respekts sein und andererseits den Weg für neue weitere Geschäfte mit dem Kunden öffnen.
    Denn nichts funktioniert besser als ein ungezwungenes Gespräch bei einem Kaffee und dabei gut die „Lauscher zu spitzen“ 😉

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