Gerade im Handwerks-Bereich oder bei Montage Tätigkeiten kennen wir es.
Der Monteur oder Techniker füllt vor Ort einen Regieschein/Montageschein oder ähnliches aus und lässt dem Kunden dieses Papier unterschreiben.
Manchmal werden die durchgeführten Tätigkeiten oder Leistungen auch nur auf einem einfachen Zettel aufgeschrieben und dann ins Büro mitgenommen – die Aussage heißt dann immer „Rechnung wird dann zugesendet“.
Zettelchaos bedeutet administrativen Aufwand
Einigen unserer Kunden ging es so ähnlich.
Wir haben dann die Köpfe zusammengesteckt und überlegt, wie man das in OfferCube denn sinnvoll abbilden könnte.
Folgende Überlegungen haben wir dazu getroffen:
- Wir brauchen eine Unterschrift vom Kunden
- Idealerweise ersparen wir uns das Abtippen – die Leistungen sind bereits digital erfasst
- Und noch besser wäre es, wenn auch gleich das verbrauchte Material erfasst wird
- Und wir könnten dem Kunden die Kosten gleich vor Ort mitteilen
Herausgekommen ist dann eine Erweiterung des Auftrags um den „FERTIGSTELLEN“ Knopf.
Beim Fertigstellen wird der Benutzer gefragt, welche Positionen (also z.B. Teilgewerke oder Leistungen) fertig zu stellen sind und kann diese unterschreiben (lassen).
Natürlich kann der Monteur oder Techniker direkt im System auch die verwendeten Waren/Produkte oder Verbrauchsartikel mit den entsprechenden Mengen einfügen.
Wer unterschreibt?
Auch das ist eine spannende Frage, auf die wir bei unseren Gesprächen mit den Unternehmen gestoßen sind – denn nicht immer ist es der Kunde.
Je nach Branche oder Tätigkeiten kann es sinnvoll sein, dass der Monteur bzw. Techniker selbst unterschreibt – im Sinne von „Ich habe diese Leistung durchgeführt und bestätige es hiermit“.
Gerne wird das bei Pauschal Gewerken gemacht, wo eventuell auch gar kein Kunde vor Ort ist.
Optimierungspotential der (internen) Prozesse:
Die Frage nach „Wer unterschreibt“ bringt die Unternehmen oftmals zum Nachdenken, ob es denn ein Optimierungspotential der internen Prozesse geben könnte.
Folgende Ideen fließen dann ein:
- Können wir die Qualität verbessern?
- Können wir eventuell schneller verrechnen? à Stichwort Liquidität!
- Sehen wir, wer welche Tätigkeiten wann durchgeführt hat?
Alle diese Fragen lassen sich mit JA beantworten!
Was ist dafür nötig?
Zu allererst muss man sich auf „Digitalisierung“ einlassen!
Man muss sich mit seinen Unternehmensprozesse beschäftigen – „Einmal Digital Bitte“ wäre wünschenswert aber es bedeutet, sich damit zu beschäftigen, was man denn digitalisieren möchte.
Kleine Schritte! Der Big-Bang ist nicht ratsam – besser die Low-Hanging-Fruits identifizieren und Schritt für Schritt vorgehen.
Man benötigt natürlich die technischen Möglichkeiten (ein System, das dabei unterstützt).
Und nicht zu vergessen aber ganz wichtig!
Die Menschen, die damit arbeiten müssen ins Boot geholt werden!
Die Monteure und Techniker können oftmals sehr gewinnbringende Ideen aus dem Praxiseinsatz einbringen („Können wir das nicht so oder so machen“). Gleichzeitig sind sie damit auch motiviert, denn sie haben einen entscheidenden Schritt zur Unternehmensverbesserung beigetragen.
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